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Purchasing

Purchasing Information

Procurement Guideline Matrix

的 Procurement Guideline 通常每年更新的矩阵提供了程序、美元门槛、 并根据国家规定对各类采购方式进行适当的授权级别 和 local laws. 所有公开投标均可在网上访问 Purchasing website.

Purchase Orders: Entering into Contracts

采购订单是具有法律约束力的合同. 任何与未经授权的外部方签订合同的雇员 为此，卖方可能要对卖方产生的费用承担责任. In accordance with Board Policy 6330 和 6340在美国，董事会是唯一可以合法签订合同的实体 商品或服务，除非董事会授权.

Purchasing Requisitions

为了满足采购需求，请求部门提交批准的采购 Requisition Form to the Chabot Business Services office. All Chabot purchases must be shipped to a Chabot campus address. 申请表中必须包含以下信息 命令学院工作人员处理您的请求和地区工作人员处理 actual purchase order:

Purchasing "Things"

  • Vendor information
  • Description 和 quantity of items
  • Estimated cost, attach Quote
  • 要求的交付日期(请不要在提交的所有内容上都写ASAP或RUSH)
  • Authorized signatures
    • 与技术有关的产品或软件需要获得国家质检总局的批准 Manager of Computer Support.
    • Your Area Manager 和 Vice President
  • 预算 account code string (FOAP)
  • Attach a screenshot showing available funds
    • 在申请单提交审批之前，各部门必须确保足够 资金可用于支付所要求的购买. This means ample budget exists 在基金-组织-账户-计划(FOAP)级别. If ample budget does not exist, the 部门必须准备一个预算转移，并允许它在提交之前进行处理 the requisition for approval.

Purchasing "Professional Services": See Contract For Services

Please note: If you do not have a Requisition No. 在表单的右上角，一次 学院工作人员将您的申请单输入Banner，将为您生成一个. 一次 该号码已生成，包含该号码的表格副本将被生成 通过电子邮件发送给表单上列出的请求者.

区域采购部选择采购方式，即.g., purchase 订单vs地区p卡，并通知供应商采购.

  • 货物、材料、家具和设备:
    • 卖方将货物送到仓库或按照采购部门的指示交付. 仓库专业人员核实装箱单上所列货物是否相符 the purchase order. 收货单据由仓库专业人员在Banner中记录. 应付帐款查看收货单据并在收货时授权付款 the invoice. 这个过程被称为三向匹配，它提供了内部的声音 controls 和 separation of duties.
  • For Goods/Services:
    • 的 vendor provides the goods/service. 在发送货物和/或完成后 服务时，供应商向部门发送发票. 的 department authorizes payment 在发票上写上“OK to payment”，列出采购订单号，并附上发票 区域经理签名，然后转交给地区应付账款.

部门收到的物品vs校园仓库

如果货物直接送到系而不经过校园 仓库，你必须正式证明“收到”货物. Find the packing list 包括在出货，并确保您已收到所列的一切. If everything 是否收到，在装箱单上注明“收到”，并签字注明日期，然后发送 通过办公室间邮件直接送到校园仓库.

Receiving at end of fiscal year: 在财政年度结束时，确认收货是特别重要的 timely manner. 如果货物在6月30日或之前交付，则记录为 expenses for that fiscal year. 如果货物在6月30日之后发货，将被记录 as expenses in that following fiscal year.

Office Depot Ordering Account

To log in to your account:

Visit the Office Depot Website.  在登录页面，输入您的用户名/密码.

请注意:对于恢复和/或更改密码的帮助，请联系 Angela Castellanos.

To submit an order:

  • Add the item(s) to your Shopping Cart.
  • Click on Checkout.
  • 在Checkout屏幕上，确保您的运输信息正确. It should 显示申请帐户时提供的原始信息.
  • In the box under "FUNDORG" enter your Fund-Organization of your budget account code string, including dashes (fund-org-acct-program).
  • In the box under "ACTPRGM" enter your Acct-Program of your budget account code string, including dashes (fund-org-acct-program).
  • 的 comment box is optional.  你可以用它来区分多个 订单或提醒您订单应该交给您部门内的谁.
  • Click Place Order

一旦您的订单已提交，您应该收到一封电子邮件确认您的订单 has been submitted for approval. 不久之后，审批者将收到一封电子邮件 stating they have an order to approve. 一旦批准者批准了订单，它就会被执行 然后发送给业务服务部门进行最终审批. At that time, the order 和 available funding are reviewed. 如果由于任何原因订单未被批准，买方 和批准人将直接联系跟进.

To return an item:

直接联系办公仓库安排取货. 的y will credit your account 并且可以代表您重新订购损坏的物品.

How to order a restricted item:

如上文所述，准备一份采购申请单并提交审批。 包括"限制办公用品".

跟进Office Depot在您账户上的费用;

Contact CLPC的CD Accounts Payable directly. 您可以查找员工联系信息的基础上 on Vendor name on the CLPC的CD link.

如何为员工申请Office Depot帐户:

所有Office Depot帐户请求应由管理员和/或管理员发送 Assistant.

Send your request via email to acastellanos@yairg.net 并包括订单批准的路由，请参见下面的示例. 的 VP of Administrative Services will review your request. 如果获得批准，您的请求将被处理，并且您 将收到一封“欢迎来到Office Depot”的电子邮件，其中包含如何登录的说明 the new account.

请注意:第二级审批人应始终是主管或管理员/经理 with budget access 和 approval capability. 的 3rd tier approver should always be listed as Angela Castellanos.

Example:
买家 (person placing the order)
Jonathan Archer
jarcher@yairg.net
510-723-6600 room 200

Approver (administrator) 
Reginald Barclay
rbarclay@yairg.net
510-723-6600 room 200

CLPC的CD Purchasing & Warehouse Services Information